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Die Beliebtheit von Kanban
Kanban hat sich in den letzten Jahrzehnten zu einer der beliebtesten Arbeitsmethoden in Unternehmen entwickelt. Seit mehreren Jahren beschränkt sich der Einsatz von Kanban nicht mehr nur auf Unternehmen des produzierenden Gewerbes, sondern auch IT-Unternehmen haben zunehmend Gefallen an den Steuerungsprinzipien und -praktiken des Kanban gefunden.
Die ursprünglich japanische Managementmethode ist auch bei heimischen IT-Firmen in aller Munde. Doch nicht alle Manager, die davon sprechen, wissen auch, was eigentlich darunter zu verstehen ist. Das Wissen vieler Führungspersonen von IT-Unternehmen beschränkt sich auf die Signalkarten, die den Fortschritt eines Projektes im Kanban darstellen und der japanischen Arbeitsmethode ihren Namen gaben (kan = Signal und ban = Karte). Die Bedeutung und Vorteile des Kanban gehen jedoch weit darüber hinaus.
Der Einsatz von Kanban in der Digitalen Transformation
Kanban entstand ursprünglich als Methode zur Steuerung des Produktionsprozesses beim japanischen Automobilhersteller Toyota. Ziel der neuen Methode war es, die Lieferung von Material am tatsächlichen Verbrauch an der Produktionsstrasse auszurichten und damit die lokale Lagerhaltung zu reduzieren.
Kanban war damit einer der ersten Grundsteine der Lean Management Theorie, bei der es um die effiziente Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette eines Unternehmens geht. Zielsetzung von Lean Management ist es, Zusatzkosten ohne Mehrwert für einen Kunden im Unternehmen zu vermeiden.
Nachdem man Anfang des 21. Jahrhunderts feststellte, dass sich Kanban auch sehr gut für den Einsatz in der Softwareentwicklung eignete, hielt die Methode innerhalb kurzer Zeit Einzug in der gesamten IT-Branche und der Digitalen Transformation. Seitdem wichtige Software-Tools die Methode aufgegriffen haben, sind die typischen Kanban-Boards nicht mehr aus den Räumen der meisten Unternehmen wegzudenken.
Warum sich Kanban gut für Startups eignet
Die Nutzung von Kanban als Management-Methode ist aber nicht nur auf IT-Unternehmen odere IT-Abteilungen beschränkt. Kanban eignet sich für Unternehmen aus allen Branchen hervorragend, um Projekte zu managen, Teams zu führen und die Firma im Allgemeinen besser zu machen. Nicht alle Prinzipien und Regeln des Kanban lassen sich eins zu eins auf das Arbeitsumfeld eines nicht-produzierenden Unternehmens umlegen. Doch wer sich genauer mit der Managementmethode beschäftigt, wird viele Punkte finden, die auch die Arbeit in einem jungen Unternehmen erleichtern und verbessern können. Die nachfolgenden vier Punkte zeigen die wahrscheinlich wichtigsten Bereiche auf, in denen ein Startup-Unternehmen Kanban gewinnbringend implementieren kann.
Gutes Teamwork
Eines der Grundprinzipien von Kanban ist es, die Mitarbeiter zu ermutigen, Führung auf jeder Ebene der Organisation zu zeigen. Kanban geht davon aus, dass Verbesserungsprozesse in Unternehmen nur dann funktionieren, wenn sich alle Ebenen der Organisation daran beteiligen.
Dieses Grundprinzip ist vor allem für Unternehmen von grosser Bedeutung. Im Gegensatz zu einem etablierten Unternehmen ist bei einer jungen Firma die Organisation noch im Fluss. Das hat zur Konsequenz, dass die Rollenverteilung bzw. das Tätigkeitsfeld der einzelnen Mitarbeiter häufig noch sehr unscharf voneinander abgegrenzt sind. Ein effizientes Teamwork in fest definierten Rollen und Tätigkeiten ist oft nicht möglich. Erschwerend kommt bei Startups in puncto Teamwork hinzu, dass die Mitarbeiter häufig auf mehrere Standorte in aller Welt verteilt sind. Umso wichtiger ist es, alle Mitarbeiter eines Startups in die Führung des Unternehmens auf ihrer Ebene einzubinden.
In Sachen Teamarbeit kann Kanban seine volle Stärke ausspielen. Im Unterschied zu anderen Führungsmethoden schafft Kanban ein Gefühl der (Eigen-)Verantwortung im gesamten Unternehmen. Wenn alle Mitarbeiter eines Startups mit Kanban-Tafeln arbeiten, entsteht schnell eine Art kollektive Verantwortung. Für jeden einzelnen Mitarbeiter ist es ein gutes Gefühl, eine Aufgabe erledigt und damit einen wichtigen Beitrag zum Gelingen des grossen Ganzen geleistet zu haben.
Intelligentes Projektmanagement
Ein intelligentes Projektmanagement ist für viele Startups der Schüssel zum Erfolg. Besonders IT-Startups müssen in der Lage sein, dynamische Anforderungen schnell zu erfüllen. Kanban-Tafeln sind exzellente Werkzeuge, um die Grundlage für ein intelligentes Projektmanagement zu schaffen. Die Unterteilung der einzelnen Projekt To-dos in „zu erledigen“, „in Bearbeitung“, „in Überprüfung“ und „erledigt“ schafft Übersichtlichkeit und Klarheit für alle Beteiligten.
Noch dazu ermöglicht das Kanban-System, Prioritäten und Fristen für die einzelnen Aufgaben zu vergeben. Beispielsweise lassen sich sogenannte „beschleunigte“ Aufgaben definieren, die mit hoher Priorität behandelt werden müssen. Für Startups, in denen „Feuerlöschaktionen“ in wichtigen Themen nahezu immer auf der Tagesordnung stehen, eine ganz essentielle Fähigkeit. Aber auch die Definition von festen Terminen ist von grosser Relevanz für Startups. IT-Firmen bekommen von ihren Auftraggebern in aller Regel genaue Vorgaben, bis wann ein Projekt abzuschliessen ist oder live gehen muss. Die Ausrichtung eines Projektes an einem fixen Termin lässt sich sehr gut mit Kanban bewerkstelligen.
Hohe Entwicklungseffizienz
Der Kanban-Ansatz dreht sich voll und ganz um die Maximierung der Effizienz jeder Aufgabe eines Produktions- oder Entwicklungsprozesses. Vereinfacht gesagt geht es im Kanban darum, die Dinge möglichst effizient zu erledigen und im Endeffekt die Projekt-Timeline wenn möglich zu verkürzen.
Kanban-Tafeln eignen sich hervorragend dafür, Work in Progress zu managen und den Arbeitsauflauf verschiedener Entwicklungsprojekte vom Anfang bis zum Ende zu visualisieren.
Entwickler „leiden“ in der Praxis häufig darunter, auf vielen Baustellen gleichzeitig zu arbeiten. Das birgt das Risiko der Verzettelung. Häufig wissen Entwickler nicht mehr, welche Teilprojekte priorisiert zu behandeln sind. Kanban-Tafeln können einen wertvollen Beitrag gegen die Gefahr der Verzettelung und der falschen Priorisierung leisten. Bereits auf den ersten Blick deckt eine übervolle Kanban-Tafel auf, dass ein Entwicklerteam möglicherweise mit einem fehlendem Fokus oder einer mangelhaften Effektivität zu kämpfen hat.
Die Konsequenz einer überladenen Kanban-Tafel muss sein, die Zahl der laufenden Arbeiten zu reduzieren bzw. die Arbeiten innerhalb eines Entwicklerteams zu reorganisieren
Ziel muss es sein, die Fähigkeit des Entwicklers zu erhalten, ohne Unterbrechungen effizient zu arbeiten und gleichzeitig Spass daran zu haben.
Kontinuierliche Verbesserung
Ein weiteres wesentliches Prinzip von Kanban ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess eines Unternehmens. Angesichts der Tatsache, dass in Startup-Firmen kaum oder noch gar keine Prozesse etabliert sind, ist die Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses von erheblicher Bedeutung für ein junges Unternehmen.
Die Kanban-Methode gibt keine detaillierten Praktiken vor, wie ein derartiger Verbesserungsprozess in der Praxis auszusehen hat. In vielen Firmen, die Kanban aktiv anwenden, haben sich jedoch zwei Praktiken etabliert, die sich auch für Startups als sehr hilfreich erweisen.
Das Team sollte sich täglich, idealerweise morgens vor dem Kanban-Board zu einem täglichen Statusmeeting treffen, bei dem der Projektfortschnitt anhand der einzelnen Tätigkeiten aufgezeigt wird. Bei diesem Statusmeeting sollte das Team vor allem anstehende Probleme besprechen und Lösungswege dafür finden. Ein Statusmeeting sollte in der Regel nicht länger als eine Viertelstunde dauern. Längere Diskussionen sollten in die Operations Reviews ausgelagert werden.
Die Operations Reviews dienen dazu, in einer Art Rückschau die Erfolge und Misserfolge von Projekten zu analysieren. Die jeweiligen Gründe sollten mit einem möglichst hohen Mass an Objektivität diskutiert werden. Idealerweise sind bei einem Operations Review alle Mitarbeiter anwesend, die an einem bestimmten Projekt mitgearbeitet haben. Im Rahmen eines Operations Reviews wird häufig eine sogenannte Root-Cause-Analysis durchgeführt. Grundlage dieser Analyse ist das Kanban-Prinzip, nach dem Probleme nicht verwaltet, sondern behoben werden sollen. Die Kanban-Tafeln helfen dabei, Fehlerursachen schnell ausfindig zu machen und entsprechende Erkenntnisse zur Fehlerbehebung bei zukünftigen Projekten zu gewinnen.
Fazit: Kanban passt für Startups und auch Unternehmen im Wandel
Die in diesem Beitrag gebrachten Argumente und Beispiele haben verdeutlicht, dass Kanban einen wichtigen Beitrag zum Funktionieren von Startup-Unternehmen leisten kann
Startup-Firmen haben in der Regel mit einer Vielzahl von Komplexitäten und Reibungsflächen zu kämpfen, die eine erfolgreiche und vor allem effiziente Arbeit verhindern.
Die Grundprinzipien und Praktiken des Kanban eigenen sich hervorragend dafür, Startups schneller, effizienter, besser und langfristig erfolgreicher zu machen. Kanban sollte deshalb in jedem jungen Unternehmen einen festen Platz haben.
Wichtig hier ist auch, dass solche Veränderungsprozesse auch bei Unternehmen mitten in der digitalen Transformation zu beobachten sind. So ist Kanban auch für renommierte Unternehmen ein spannender Ansatz.
